Numero fattura : come funziona la numerazione delle fatture?

dizionario contabile

Definizione : con il termine numero fattura si indica il numero univoco che identifica una fattura.

Numerazione della fatture

Il numero che identifica la fattura deve essere univoco. Questo significa che un dato numero identifica solo una specifica fattura.
Il numero può essere composto sia da lettere che da numeri.
Alcune attività utilizzano i sezionali nella numerazione delle fatture, ossia una numerazione suddivisa per tipologia di fattura.
In questi casi il numero progressivo della fattura può essere ad esempio  : AC-901929-2017 dove “AA” indica il sezionale che fa riferimento ad una ipotetica “area centro”. I sezionali normalmente sono usati per distinguere i tipi fattura : ad esempio PA-29-2017 è la fattura 29 del 2017 fatta verso la pubblica amministrazione.
Il numero che identifica la fattura può essere azzerato ad ogni inizio anno contabile, ma questo non è però obbligatorio, è possibile continuare con la numerazione negli anni successivi: esempio fattura numero 323 del 28 dicembre 2015, fattura numero 324 del 04 gennaio 2016.
Normalmente, se non esistono motivi particolari per non azzerare il numero ad inizio anno, è sempre consigliabile farlo, specialmente nella gestione di piccole o micro imprese e nel caso dei liberi professionisti.

Numerazione della fattura elettronica

La numerazione della fattura elettronica segue la stessa logica della numerazione della fattura.
Quando viene prodotto il file XML, nel tag Numero_Documento viene inserito il numero della fattura che si sta inviando al Sistema di Interscambio.
Il numero della fattura elettronica non deve essere confuso, con il numero progressivo che viene inserito all’interno del nome attribuito al file XML, inviato al sistema di interscambio.
Il nome del file XML deve rispettare le regole tecniche indicate nella documentazione della fatturazione elettronica, ed è strutturato nel seguente modo:

  • identificativo fiscale
  • simbolo _ (trattino basso)
  • numero progressivo (lungo 5 caratteri alfanumerici)
Esempio : nome file inviato IT92822222222_AKI223.XML

In questo caso, il numero AKI223 non è il numero della fattura contenuta all’interno del file, che potrebbe avere un valore completamente diverso.

La numerazione delle Fatture con COMPANY015

Per adattarsi alla gestione dell’attività, COMPANY015 permette di impostare come deve essere gestito il numero della fattura.
In fase di configurazione è possibile decidere il formato del numero di fatturazione tra una serie di combinazioni, che permettono anche l’uso del sezionale.
Ad esempio è possibile impostare il numero nel formato sezionale-progressivo-anno : es. PA-828-2018.
Quando viene emessa una fattura , COMPANY015 controlla la data di emissione e ti avverte se stai inserendo una data precedente a quella dell’ultima fattura emessa. Questo evita di commettere errori temporali nell’emissione delle fatture.
Nella composizione del corpo della fattura è controllato che venga indicata l’aliquota iva quando viene specificato un importo, questo per evitare che la fattura elettronica venga scartata per errata indicazione della natura e/o aliquota iva indicata per i prodotti e/o servizi fatturati.