Cosa è il cloud ? Come funziona? Perchè conviene usarlo?

software gestionale cloud

Se uso il cloud metto a rischio i miei dati ?
Premessa : quest’articolo cerca di essere il più semplice e chiaro possibile, magari può urtare la sensibilità degli esperti di settore, ma è scritto con l’intento di poter essere comprensibile a tutti, anche a coloro che non sono tenuti a comprendere i termini tecnici, ma che poi sono gli utilizzatori finali della tecnologia in oggetto.

Cosa è il Cloud ?

Con il termine Cloud, “nuvola” in italiano, si indica un’architettura informatica che permette di accedere ad informazioni non presenti sul proprio dispositivo o nella rete della propria attività.
Per poter meglio affrontare l’argomento ed essere più chiari dobbiamo distinguere due tipologie di cloud :

  • il cloud dei dati e dei software
  • il cloud hardware (dei computer)

Il cloud dei dati è quello che oramai, quasi tutti, abbiamo imparato a conoscere utilizzando gli smartphone.
Tutti i dispositivi, sia android che ios, mettono a disposizione “servizi cloud”, ad esempio per memorizzare le foto, i messaggi, ed in generale, i dati che abbiamo sui nostri cellulari.
Questo significa avere a disposizione un “disco esterno”, una memoria aggiuntiva, praticamente infinita, in base alle offerte, dove poter memorizzare i dati, averli sempre a disposizione e da poter riutilizzare, anche se cambiamo il dispositivo stesso.

Il cloud dell’hardware, nello stesso modo, mette a disposizione server, computer, spazi di memorizzazione in maniera scalabile, ossia acquistabili in base alle esigenze dell’attività.
Con questa soluzione, ad esempio, l’azienda può acquistare un server in più per utilizzarlo durante un periodo specifico e poi “dismetterlo” , se non ne ha più necessità.

Ma come si usa il cloud ?

Per poter accedere ad un sistema in cloud, è necessario avere un collegamento alla rete internet.  Sia per utilizzare il cloud dei dati o dei software, sia per quello hardware, bisogna utilizzare internet. Esistono anche situazioni “ibride” , in cui si può lavorare “scollegati”, per poi accedere al cloud successivamente, ma in linea di massima, il modo migliore per l’utilizzo del cloud è basato su un collegamento costante alla rete.

Perchè conviene usare il cloud ?

A questo punto cerchiamo di capire perchè un’impresa, piccola o micro, oppure un libero professionista dovrebbe usare il cloud.
In quest’articolo parliamo dell’uso del cloud dei dati e del software, rimandando ad un altro articolo, l’approfondimento di quello di tipo hardware.

Le imprese medie e grandi hanno già cominciato ad adottare soluzioni cloud, quelle di dimensione più ridotta, fanno ancora fatica ad affrontare l’argomento.
I liberi professionisti invece, per esigenze dirette ne fanno un uso più intenso, anche se a volte in maniera non omogenea : usano magari soluzioni come DropBox o Google Drive per memorizzare i documenti, ma usano un sistema gestionale non in cloud.

Tralasciando i dati statistici, non sono necessari in questa sede, proviamo a fare un elenco dei motivi e dei vantaggi per cui una micro o piccola azienda, debba scegliere di utilizzare il cloud, e soprattutto debba utilizzare questa tecnologia per il software gestionale , mettendo così non solo le fatture in cloud, ma spostando tutta la gestione della propria attività su questa tecnologia.

4 motivi per scegliere il software gestionale in cloud :

1 : indipendenza dall’hardware e dai sistemi operativi

Il primo motivo è la possibilità di utilizzare qualsiasi sistema operativo e hardware di tipo differente , per usare il proprio gestionale. Questo si traduce in un risparmio economico notevole ed allo stesso tempo, nella possibilità di essere sempre dotati di attrezzature tecniche aggiornate.

Facciamo un esempio : l’azienda può decidere di noleggiare 3 computer e 2 tablet , di cui un computer windows e 2 apple, 1 tablet android e 1 ipad. Abbiamo detto noleggiare, invece che acquistare perchè all’azienda fiscalmente conviene pagare un canone di locazione delle attrezzature, che le dia la possibilità di rinnovarle in maniera costante, ma soprattutto di avere un costo deducibile ogni mese, senza accumulare beni che perdono valore nel tempo.
Questo tipo di gestione può essere adottata, solo se il sistema gestionale è indipendente dall’hardware, non risente degli aggiornamenti del sistema operativo e non è legato all’architettura del dispositivo sul quale viene utilizzato.
Tutte caratteristiche date da un un software gestionale in cloud.

2 : utilizzo da qualsiasi luogo

Un software gestionale in cloud può essere utilizzato in qualsiasi posto collegato alla rete internet.

Un imprenditore a questo punto dovrebbe riflettere su quanto tempo impiega, a volte, per ottenere le informazioni che gli servono quando non si trova fisicamente in ufficio. Oppure quanto tempo occorre all’agente di vendita per capire la disponibilità di un articolo in magazzino, o quanto sarebbe produttivo poter offrire ai propri collaboratori la possibilità di lavorare anche da casa.

Lavorare in mobilità oggi è quasi indispensabile.
Un software gestionale in cloud permette di fare tutto questo.
Anche questo aspetto si traduce in risparmio di tempo e in aumento del livello di produttività.

3 : sicurezza delle informazioni

La “non” sicurezza dei dati è quello che coloro, che ancora non sono a favore di questa tecnologia, usano come elemento di forza per sconsigliare l’uso del cloud.
Lo spauracchio che i dati in cloud possano essere rubati, persi, eliminati è l’arma per far desistere le aziende.
In realtà la scelta del cloud aumenta il livello di sicurezza delle informazioni.

Diamo per scontato che stiamo parlando di soluzioni software non “gratuite”, ma con un canone di abbonamento, e che hanno nelle loro caratteristiche di vendita, tutte le informazioni relative alla sicurezza dei dati stessi.
Sta all’azienda o al libero professionista, scegliere il fornitore giusto, quello che garantisce determinate caratteristiche di affidabilità e che ci mette a disposizione sistemi di crittografia, backup dei dati etc.
L’azienda che ha un sistema gestionale in locale deve preoccuparsi di fare il backup dei dati e del sistema, tenere questo backup aggiornato, avere dei sistemi di ripristino in caso di errore software o hardware, dotarsi di procedure che mantengono i backup in luoghi diversi rispetto a dove sono ubicati i sistemi principali, etc …
Tutto questo il cloud lo risolve.

4 : condivisione con partner e collaboratori

Qualsiasi attività usa partner e collaboratori esterni. Basta pensare allo studio del commercialista,che ha bisogno di avere a disposizione i dati della nostra attività per poter gestire la nostra situazione contabile e fiscale.
L’uso di un software in cloud permette di condividere in maniera semplice ed immediata, i dati di gestione.
Questo evita operazioni ripetitive, contiene gli errori di comunicazione, riduce i tempi dedicati alla raccolta ed trasmissione delle informazioni stesse.
Con l’introduzione della fatturazione elettronica, questo aspetto è diventato ancora più importante e necessario.

Informarsi per crescere
Con questo nostro blog, dedicato alle aziende ed ai liberi professionisti, cerchiamo di fornire le informazioni necessarie all’imprenditore, affinchè possa conoscere meglio di strumenti hardware e software che rappresentano un aiuto nella crescita professionale dell’attività.

Avere una conoscenza delle soluzioni a disposizione , permette di essere adeguati alle nuove realtà di mercato, per non rischiare di perdere le occasioni di crescita e sviluppo.

Quello che comunemente viene indicato con “digitalizzazione delle imprese”, è un processo oramai inarrestabile. Tutte le realtà lavorative devono adeguarsi, e affrontare il processo ma non come un’imposizione, bensì come il normale evolvere delle cose.

Dieci anni fa nessun imprenditore poteva immaginare di creare un gruppo su whatsapp con i propri collaboratori per essere sempre aggiornati sulle “cose di lavoro”, oggi in tanti lo fanno in maniera naturale, e quelli che hanno qualche anno di esperienza in più, hanno dimenticato completamente l’uso del fax e controllano la loro email decine di volte al giorno.

 

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