3 cose da sapere sulla conservazione delle fatture elettroniche per non sbagliare

conservazione fatture elettroniche

Cosa è la conservazione a norma delle fatture elettroniche e come funziona ?

Definizione : “La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento elettronico” . Questo significa che i documenti che produco in maniera elettronica, devono essere archiviati (quindi conservati), in modo che se ne possa garantire la “non modificabilità” nel corso del tempo, e che , gli stessi, possano essere recuperati e consultati facilmente anche a distanza di anni.

Fino a gennaio 2019, questo concetto della conservazione sostitutiva, era noto ai soggetti che lavoravano con la pubblica amministrazione e che già avevano l’obbligo di emettere fattura elettronica. Da gennaio le cose sono cambiate, e la “conservazione a norma”, è diventata argomento diffuso di pari passo a quello dell’obbligo della fatturazione elettronica.

1 : tempi e modi di conservazione dei documenti

Chiarito che il processo di conservazione va fatto per tutti i documenti elettronici, vediamo come deve essere applicato. In primo luogo è da sottolineare che l’obbligo vale per tutti coloro che emettono documenti elettronici, chi fa la fattura elettronica deve necessariamente provvedere al processo di conservazione.

Come si procede alla conservazione dei documenti ?
Dopo l’emissione del documento elettronico, lo stesso per essere “mandato in conservazione”, deve essere sottoposto ad un processo informatico, che rispetti le regole espresse nel “CAD : Codice Amministrazione Digitale”, e che tiene conto del D.M. 17.6.2014, in merito alla conservazione dei documenti fiscali. Per un imprenditore o un libero professionista, è necessario sapere che questo processo esiste e che deve essere rispettato.

Come faccio a conservare le fatture elettroniche?
Come visto il processo di conservazione non può essere ignorato e per essere applicato ha bisogno di strumenti e procedure informatiche, che per l’azienda o il libero professionista, forse può essere più semplice affidare a terzi. Uno dei modi, al momento gratuito, è affidare tale processo di conservazione all’Agenzia delle Entrate. Attenzione però, per attivare il processo con l’AdE, deve essere espressa volontà da parte del soggetto all’adesione del servizio. Una volta data l’approvazione, i documenti vengono inviati in conservazione, secondo le regole riportate nell’accordo emanato in merito dall’AdE. Altra strada è affidare il processo di conservazione ad un soggetto terzo, accreditato a svolgere tale mansione, che si occuperà di fornirci i sistemi e/o le procedure, per svolgere la conservazione. Ultimo caso è provvedere alla conservazione in proprio, situazione adatta forse solo a strutture in grado di rispettare tutte le regole in merito.

2 : luogo della conservazione

I documenti conservati, vengono memorizzati in computer, che possono essere dislocati sia sul territorio italiano, sia sul territorio di altri Paesi, con i quali però esista uno strumento giuridico che disciplini l’assistenza reciproca. In tutti i casi, esiste un elenco di “conservatori accreditati” che possono svolgere tale compito.

3 : processo di conservazione

La corretta conservazione del documento prevedere di base che :
sia definita l’identità certa del soggetto che ha emesso il documento
sia rispettata e garantita l’integrità del documento emesso
sia assicurata la leggibilità e l’agevole reperibilità del documento
Il processo tecnico di conservazione inizia con la presa in carico del documento da parte del “conservatore”, che provvede a generare e conservare il “pacchetto di conservazione” del documento stesso. Tale pacchetto, detto anche “pacchetto di versamento”, deve rispettare quanto espresso nell’Allegato 2 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013.

In conclusione

La conservazione va effettuata per tutti i documenti elettronici ed è consequenziale all’emissione degli stessi. Deve rispettare delle regole specifiche ed interessa tutti i soggetti che producono documenti elettronici. Nella maggioranza dei casi, è più semplice affidare a terzi tale processo di conservazione, in modo da non doversi preoccupare di tutte le regole da rispettare.

La nostra soluzione

Per offrire un servizio integrato e completo, COMPANY015 offre una soluzione completa anche di conservazione sostitutiva del documento, che avviene in automatico all’invio del documento stesso al sistema di interscambio. Quindi il processo di produzione, firma ed invio in conservazione, consente ai clienti COMPANY015, di poter emettere fattura elettronica, sia nei confronti di pubblica amministrazione , sia nei confronti di soggetti privati ed allo stesso tempo di adempiere all’obbligo di conservazione. In questo modo con un solo click, e non è semplicemente lo slogan pubblicitario, ma l’effettiva operazione che si deve fare in COMPANY015, la fattura o la nota di credito elettronica, viene firmata, inviata allo SdI ed avviata per la conservazione a norma.
Questo ha un costo ? L’intero processo è compreso nel costo di licenza del software.
Chi sceglie l’utilizzo di un software come COMPANY015 lo fa:
perché vuole avere un livello di sicurezza più elevato dei documenti emessi, tutti i documenti prodotti da COMPANY015 sono firmati, anche quelli verso i soggetti privati
perché vuole avere un’unica interfaccia per invio e conservazione dei documenti
perché vuole avere la garanzia che eventuali nuove modifiche e/o adempimenti di legge siano automaticamente recepiti ed applicati, in modo da non doversi preoccupare di nulla.

Tutti i clienti che hanno scelto COMPANY015 , in merito alla fattura elettronica ed alla conservazione, non devono preoccuparsi di controllare il proprio cassetto fiscale, non devono aver paura che le proprie fatture siano poco sicure perché vengono tutte firmate, ed hanno logicamente a disposizione tutti gli strumenti di gestione e controllo della propria attività.

Nel progettare COMPANY015 ci è sembrato logico e fondamentale offrire un prodotto che potesse svolgere in modo automatico tutte le procedure che rappresentano un obbligo che l’azienda deve rispettare e che non devono diventare ostacoli nella gestione quotidiana.

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