Come fare un preventivo riducendo i tempi di gestione

Come fare un preventivo ottimizzando i tempi di gestione

Il preventivo è il primo documento che un nuovo cliente riceve della nostra attività ed è fondamentale che questo possa presentarci al meglio.
mini guida : 5 regole per come fare un preventivo

Nella realizzazione del preventivo, vanno rispettare le seguenti 5 regole :

  • 1. il preventivo deve avere un aspetto chiaro e leggibile, deve riportare i nostri dati identificativi e se possibile, riportare anche il nostro logo societario, assieme alla data di emissione ed il numero identificativo del preventivo stesso
  • 2.devono essere elencati in maniera chiara i lavori o servizi da realizzare, con indicazione del costo unitario, del totale, e degli importi iva applicati ove presenti
  • 3.deve essere specificato l’eventuale sconto praticato, ed indicato il totale generale del preventivo
  • 4.devono essere indicate le condizioni generali di fornitura, tempi di consegna, note eventuali e se esiste, la data di scadenza dell’offerta
  • 5.deve essere indicata la modalità di pagamento, se ci sono acconti richiesti, saldi intermedi e saldi finali.

Le regole sopra indicate permettono di realizzare un documento che trasmette immediatamente serietà , affidabilità ed organizzazione della nostra struttura.

Qualunque sia la tipologia di preventivo che devi realizzare, il cliente deve essere subito rassicurato che ha fatto la scelta giusta. Diventa quindi fondamentale, soprattutto al primo rapporto di lavoro, offrire un documento che possa trasmettere tale sicurezza.

Anche nei rapporti consolidati, con clienti già acquisiti, il preventivo rappresenta un utile strumento di lavoro. Ci permette di chiarire subito l’ambito di svolgimento della prestazione. Inoltre, nel caso abbiamo bisogno di acquistare materiali o di utilizzare personale esterno per realizzare quanto espresso nel preventivo, la sua stesura ci consente di organizzare e pianificare al meglio tempi e costi.

Come creare velocemente un preventivo

Se vogliamo creare velocemente i nostri preventivi, dobbiamo utilizzare un sistema informatico che ci consenta di automatizzare i seguenti processi :

  • 1. gestire in automatico il numero progressivo dei preventivi
  • 2. importare le voci da inserire in preventivo da un listino prodotti
  • 3. importare un “preventivo simile”, che possa essere semplicemente modificato per il nuovo cliente
  • 4. stampare, creare un pdf del preventivo, personalizzare il modulo
  • 5. inviare il preventivo tramite email al cliente

Approvazione automatica del preventivo

Quando inviamo il preventivo al cliente, potrebbe essere utile tenere traccia dei seguenti passaggi :

  • apertura della email da parte del cliente
  • lettura del preventivo da parte del cliente
  • approvazione del preventivo

Il modulo preventivi di COMPANY015  ti permette di crearli ed inviarli utilizzando le funzioni interne al software, ricevere le notifiche di apertura, lettura ed offrire al cliente, la possibilità di approvare il preventivo attraverso una funzione dedicata, che cambia direttamente lo stato del preventivo nel sistema ed invia a te ed al tuo cliente, una email con la ricevuta di approvazione.

Con questo tipo di gestione, ottimizzi i tempi di creazione e gestione dei preventivi. Inoltre puoi conoscere le statistiche dei preventivi realizzati e quelli approvati e dei canali attraverso i quali hai acquisito il contatto del cliente per cui hai realizzato il preventivo.

Il modulo preventivi di COMPANY015 può essere facilmente utilizzato per realizzare preventivi per  impianti elettrici, preventivi edili , preventivi di giardinaggio e manutenzione giardini, preventivi idraulici, preventivi pulizie, preventivi siti web, preventivi noleggio auto, preventivi per servizi di traduzione,  preventivo shooting fotografico, preventivo per realizzazione video, preventivo interventi idraulici, risolvendo definitivamente il problema della creazione del preventivo su carta intestata.

Guarda il video che mostra come creare il preventivo ed inviarlo al cliente:

Puoi provare il modulo preventivo, e tutti gli altri moduli di COMPANY015 per 14 giorni da questo link. Durante la prova hai a disposizione una chat diretta con un nostro operatore che può supportarti ed assisterti nel caso tu ne abbia bisogno.

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