Come fare un preventivo riducendo i tempi di gestione
Software Gestione Preventivi : come fare un preventivo ottimizzando i tempi di gestione
Il preventivo è il primo documento che un nuovo cliente riceve della nostra attività ed è fondamentale che questo possa presentarci al meglio.
Ma come si fa un preventivo ? ecco una mini guida : 5 regole per come fare un preventivo
Nella creazione del preventivo, vanno rispettati i seguenti 5 punti :
- 1. il preventivo deve avere un aspetto chiaro e leggibile, deve riportare i nostri dati identificativi e se possibile, riportare anche il nostro logo societario, assieme alla data di emissione ed il numero identificativo del preventivo stesso
- 2.devono essere elencati in maniera chiara i lavori o servizi da realizzare, con indicazione del costo unitario, del totale, e degli importi iva applicati ove presenti
- 3.deve essere specificato l’eventuale sconto praticato, ed indicato il totale generale del preventivo
- 4.devono essere indicate le condizioni generali di fornitura, tempi di consegna, note eventuali e se esiste, la data di scadenza dell’offerta
- 5.deve essere indicata la modalità di pagamento, se ci sono acconti richiesti, saldi intermedi e saldi finali.
Le regole sopra indicate permettono di creare un preventivo che trasmette immediatamente serietà , affidabilità ed organizzazione della nostra struttura.
Qualunque sia la tipologia di preventivo che devi realizzare, il cliente deve essere subito rassicurato che ha fatto la scelta giusta. Diventa quindi fondamentale, soprattutto al primo rapporto di lavoro, offrire un documento che possa trasmettere tale sicurezza.
Anche nei rapporti consolidati, con clienti già acquisiti, il preventivo rappresenta un utile strumento di lavoro. Ci permette di chiarire subito l’ambito di svolgimento della prestazione. Inoltre, nel caso abbiamo bisogno di acquistare materiali o di utilizzare personale esterno per realizzare quanto espresso nel preventivo, la sua stesura ci consente di organizzare e pianificare al meglio tempi e costi.
Come creare velocemente un preventivo
Se vogliamo creare velocemente i nostri preventivi, dobbiamo utilizzare un sistema informatico, un software per preventivi, che ci consenta di automatizzare i seguenti processi :
- 1. gestire in automatico il numero progressivo dei preventivi
- 2. importare le voci da inserire in preventivo da un listino prodotti
- 3. importare un “preventivo simile”, che possa essere semplicemente modificato per il nuovo cliente
- 4. stampare, creare un pdf del preventivo, personalizzare il modulo
- 5. inviare il preventivo tramite email al cliente
- 6. poter allegare un documento (pdf ad esempio), per una scheda tecnica, il dettaglio di quanto, offerto, etc…
Accettazione automatica del preventivo
Nello scegliere un programma per fare preventivi, è bene sapere che quando inviamo il preventivo al cliente, potrebbe essere utile tenere traccia dei seguenti passaggi :
- apertura della email da parte del cliente
- lettura del preventivo da parte del cliente
- approvazione del preventivo
Il modulo preventivi di COMPANY015 , è il programma per preventivi, che ti permette di crearli ed inviarli utilizzando le funzioni interne al software, ricevere le notifiche di apertura, lettura ed offrire al cliente, la possibilità di accettare il preventivo attraverso una funzione dedicata, che modifica direttamente lo stato del preventivo nel sistema, e segnala all’assistente virtuale di COMPANY015, che il cliente ha accettato il documento, inviando a te ed al tuo cliente, una email con la ricevuta di accettazione.
Con questo tipo di gestione, ottimizzi i tempi di creazione e gestione dei preventivi. Inoltre puoi conoscere le statistiche dei preventivi realizzati e quelli approvati e dei canali attraverso i quali hai acquisito il contatto del cliente per cui hai realizzato il preventivo.
Il modulo preventivi di COMPANY015 può essere facilmente utilizzato per realizzare preventivi per impianti elettrici, preventivi edili , preventivi di giardinaggio e manutenzione giardini, preventivi idraulici, preventivi pulizie, preventivi siti web, preventivi noleggio auto, preventivi per servizi di traduzione, preventivo shooting fotografico, preventivo per realizzazione video, preventivo interventi idraulici, risolvendo definitivamente il problema della creazione del preventivo su carta intestata. Per velocizzare la creazione dei preventivi, puoi creare i listini prezzo, ed impostare le voci che utilizzi periodicamente, inoltre puoi generare un nuovo preventivo da uno da già creato precedentemente.
Guarda il video tutorial che mostra come creare il preventivo ed inviarlo al cliente:
Scopri il modulo PREVENTIVI015 da questo link. oppure scarica direttamente l’app a questo link.
