Prima Nota : come si fa e a cosa serve ?
Cosa è la prima nota ?
La prima nota è un registro nel quale vengono memorizzati i movimenti finanziari di un’attività.
La prima nota è obbligatoria ?
La prima nota, non è un documento obbligatorio, ma risulta utile nell’elaborazione del libro giornale, che invece è un documento ufficiale e che comprende tutti i movimenti di denaro legati all’attività.
A cosa serve la prima nota?
La prima nota è utile a qualsiasi attività, ma lo è maggiormente per le piccole e micro imprese, per i lavoratori autonomi e per i liberi professionisti. La sua utilità risiede nella possibilità di riuscire a tenere sotto controllo i movimenti di denaro per le entrate e per le uscite.
Come è fatta la prima nota : come si fa la prima nota?
Come abbiamo accennato precedentemente, la prima nota, è dedicata a mantenere traccia di tutti i movimenti finanziari di un’attività. Per movimenti finanziari si intendono tutte le operazioni, di entrate ed uscite di denaro che l’attività compie.
Per essere ancora più chiari : nella prima nota vengono annotati tutti gli incassi e tutte le spese che giornalmente sono legate all’attività.
Registro prima nota : la gestione della prima nota può essere fatta anche in maniera manuale, o semi manuale, utilizzando ad esempio un foglio excel. E’ consigliabile, nel momento che si decide di creare un registro di prima nota per la propria attività, di utilizzare un apposito software che permetta di ottenere totali calcolati automaticamente, stampe dettagliate, informazioni su entrate e spese per periodi specifici, etc ….
La prima nota ed il commercialista
Una micro impresa, nella maggioranza dei casi, non usa un registro di prima nota, ed affida tutta la rendicontazione delle entrate e delle uscite al proprio commercialista. Il commercialista per poter realizzare il “giornale contabile”, deve necessariamente conoscere tutti i movimenti fatti dall’attività. Ne consegue che dovremmo fornirgli tutti i documenti utili per questo scopo, quindi non solo le fatture, ma gli estratti conti bancari, eventuali documenti per spese effettuate in contanti, etc …
Utilizzando una prima nota digitalizzata, sarà da un lato più semplice condividere queste informazioni, e dall’altro sarà utile all’imprenditore per ottenere informazioni immediate, soprattutto relative alle uscite, che possono aiutare a migliorare la gestione aziendale. (es. conoscere le spese bancarie nel dettaglio, o tutti i costi delle utenze ).
Il modulo di prima nota
Per ottimizzare la gestione della prima nota, il programma di prima nota deve permettere di memorizzare le seguenti informazioni:
- data del movimento : la data in cui viene compiuta l’operazione
- tipo movimento : se il movimento è un’entrata (incasso), o una uscita (spesa)
- importo : importo del movimento
- descrizione : descrizione dell’operazione (es. incasso fattura del, pagamento fattura, bolli, etc.)
- conto : quale conto viene movimentato (cassa, banca, posta, etc…)
- allegati : eventuali documenti allegati (versione consultabile del pdf del documento)
causale: classificazione del movimento (es. affitto, consulenza, utente, etc…) - tipo, data e numero del documento : riferimenti al documento (es. fattura numero del, ricevuta, bollettino, etc …)
La suite COMPANY015, tra i moduli offerti, mette a disposizione anche il modulo della “CONTABILITA’ SEMPLIFICATA”, che permette di gestire la prima nota, le scadenze, ed il registro dei documenti. Il registro documenti, permette di memorizzare, suddivisi per tipologia, i documenti in formato PDF gestiti in azienda. Risulta essere un vero e proprio archivio digitale, in cui memorizzare qualsiasi tipo di documento dal contratto di consulenza, al contratto di noleggio dell’attrezzatura, il contratto di affitto dei capannoni, ma anche gli estratti conti, etc …
Come detto in precedenza, i movimenti di prima nota devono essere condivisi con il proprio commercialista. Ecco perchè COMPANY015, permette l’accesso a tali dati al commercialista autorizzato, che può sia consultare il registro di prima nota, ma anche tutti i documenti caricati nel registro.
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Perchè la micro impresa deve usare la prima nota?
E’ fondamentale, soprattutto nelle realtà più piccole, poter usare strumenti digitali pensati per ridurre tempi di gestione ed eliminare la possibilità di errore nelle comunicazioni e nelle rendicontazioni, indipendentemente dagli obblighi di legge da rispettare. Una gestione controllata e condivisa, risulta essere un aiuto fondamentale per l’imprenditore che può così concentrarsi nello svolgimento del proprio lavoro, senza dover dedicare tempo aggiuntivo alla gestione amministrativa.
