Fatturazione liberi professionisti


Perché un software può aiutarti a gestire meglio la tua attività ?
Se appartieni alla categoria dei liberi professionisti, e quindi “svolgi un’attività economica a favore di terzi, volta alla prestazione di servizi mediante lavoro intellettuale“, come è definito in wikipedia, allora devi leggere questo contenuto, che può essere di aiuto per ottimizzare e migliorare la gestione del tuo business di “freelance”.

La mobilità alla base di tutto

Oggi è fondamentale che qualsiasi soluzione software tu scelga debba essere in cloud per permetterti di lavorare in qualunque posto.

La fatturazione per il libero professionista

L’emissione della fattura, o della parcella, è la fase finale del tuo lavoro, o quasi.
La tua attività non è basata sull’emettere le fatture, quindi questa fase dovrebbe essere facile da gestire, e non deve portarti via molto tempo.

E’ fondamentale però che la parte amministrativa del ‘ciclo attivo’ della tua attività, di cui l’emissione della fattura fa parte, sia curata e gestita, con la stessa attenzione che tu dedichi al tuo core business.

Le fasi gestionali che devi curare

Se sei tu in prima persona a seguire la parte “gestionale” della tua attività, saprai che quello che potrebbe essere considerato facile da fare all’inizio, può diventare complicato strada facendo : il controllo dei dati dei tuoi clienti e fornitori, le spese, i costi gestionali, i ricavi e via dicendo, possono risultare distanti e poco chiari, ed infine la loro conoscenza , può sembrare non utile alla tua attività.

Non è cosi ed in fondo lo sai !

Per ottimizzare la gestione del tuo business devi curare almeno le seguenti fasi:

• 
emissione dei preventivi
• fatturazione
• incassi, scadenze clienti , estratto conto clienti
• prima nota cassa, banca e spese

Per fare questo hai bisogno di uno strumento che ti permetta di digitalizzare queste fasi, ma soprattutto che si adatti alla gestione del tuo business, permettendoti di scegliere le funzionalità che ti servono, senza obbligarti ad avere funzionalità che non userai mai.

La nuova frontiera di qualsiasi gestione digitale è quella di offrire al cliente un software che si adatti sempre di più alle esigenze delle attività.

E non illuderti, non puoi risolvere sempre tutto usando word o excel.

A seguire analizziamo le varie fasi elencate sopra, puoi non leggere quelle che non ritieni utili alla gestione del tuo business.

L’emissione del preventivo

Il preventivo è il primo documento ufficiale che il tuo cliente riceve nel rapporto lavorativo.
Lo fai, quando devi proporti ad un nuovo cliente per la prima volta,  oppure ogni volta, che per un cliente già acquisito, devi fare un nuovo lavoro.

Per approfondire come realizzare un preventivo  puoi leggere questa guida.

L’uso del preventivo nella gestione della tua attività ti permette di :

• presentarti in maniera professionale
• organizzare ed ottimizzare il lavoro di presentazione dei tuoi servizi
• tracciare il comportamento del tuo cliente (apertura, lettura, accettazione)
• automatizzare l’accettazione del preventivo

Se non scegli un software per l’emissione dei preventivi puoi usare word per crearlo e poi inviarlo per email.  Certo il risultato potrebbe sembrare lo stesso , ma puoi gestire dei listini prezzo per i servizi che offri? Puoi catalogare i tuoi clienti? Puoi catalogare i tuoi preventivi? Puoi chiedere al cliente di accettarlo con il semplice click?

La fatturazione

La fattura e/o parcella, è il documento di chiusura dei lavori prestati.
Da quel momento comincia la fase di gestione degli incassi, etc …
Parliamo quindi in questo caso, solo della fatturazione “attiva“, quella verso i clienti.

Il libero professionista può essere soggetto o non soggetto all’emissione della fattura elettronica, sia per appartenenza ad alcune categorie specifiche (medico sanitarie ad esempio), sia se si trova in un “regime forfettario” (reddito sotto i 65mila euro).

Ci sono casi particolari in cui però il libero professionista deve comunque emettere fattura elettronica, quando ad esempio lavora con la pubblica amministrazione.

Anche in questo caso, il software scelto deve permettere di modulare le funzioni in base alla proprie esigenze, in modo da :

• fatturare senza fattura elettronica
• fatturare con fattura elettronica

Quasi tutti i software presenti sul mercato oggi, citano un numero massimo di documenti che si possono gestire in regime di fatturazione elettronica, questo perché il modulo di fatturazione elettronica deve necessariamente occuparsi anche della conservazione sostitutiva delle fatture stesse, leggi questo articolo per conoscere come funziona.
Proprio l’obbligo o meno della gestione della fatturazione elettronica, crea situazioni “ibride” per cui il libero professionista non emette fattura elettronica, ma la riceve dai fornitori.

Fattura senza fatturazione elettronica

Se il libero professionista non è obbligato ad emettere fattura elettronica, la scelta di un software di fatturazione, deve essere basato sui seguenti vantaggi:

• automatizzare la gestione delle fatture
• poter emettere la fattura proforma, per non anticipare iva prima degli incassi

• gestire le scadenze per gli incassi clienti e l’estratto conto
 (anche su proforma)

Mentre la fattura elettronica è un obbligo, l’emissione delle fatture con un software è una scelta del libero professionista, che ha come obbiettivo quello di migliorare la gestione del proprio business.

Una nota particolare va fatta sulla fattura proforma, che puoi approfondire a questo link, che risulta essere un valido strumento gestionale proprio per i liberi professionisti.

Incassi, scadenze clienti ed estratto conto

La parte degli incassi, in alcuni casi, è la nota dolente nella gestione della propria attività.
Nessun libero professionista o imprenditore in generale, vorrebbe “preoccuparsi” delle scadenze incasso, ma se si vuole ottimizzare la gestione della propria attività, deve necessariamente tenere sotto controllo anche questo aspetto.

Viene da se che le scadenze clienti sono generate dall’emissione delle fatture, e che per avere sotto controllo anche l’estratto conto clienti, è necessario poter registrare anche gli incassi.
Questa operazione potrebbe risultare inutile, in fondo quando incasso, la transazione viene registrata in banca, e di conseguenza si chiude il giro con il cliente.
Ora, in una gestione “alla carlona” questo metodo è sicuramente quello più usato, ma cosa stai cercando tu ? 
Vuoi migliorare la gestione del tuo tempo ed aumentare il controllo di gestione o aspettare che le cose succedano e basta?

La prima nota , una “rogna” che fa perdere solo tempo

Registrare tutto quello che succede durante la gestione dei tuoi lavori può essere davvero una “rogna“, che non ti va proprio di fare.
Eppure il tuo commercialista o il centro a cui ti rivolgi per la consulenza fiscale ti “rompe” perché vuole il dettaglio delle spese, magari anche degli incassi se gestisci acconti per cassa di piccole cifre, insomma vuole sapere come gestisci i soldi che entrano ed escono.

Già, non esistono solo le fatture attive e passive di fornitori di servizi, ci sono i pranzi con i clienti, le trasferte, i corsi di formazione, le colazioni di lavoro, i webinar, etc…
Il software di prima nota deve permettere di registrare tutto questo, meglio se lo può fare in automatico magari quando c’è un’incasso cliente.

Riepilogando

Emettere preventivi, fare le fatture elettroniche o no, gestire gli incassi e gli estratti conto clienti, gestire le registrazioni in prima nota, tutto questo lo puoi fare scegliendo i moduli giusti dalla suite di COMPANY015, leggi qui quali sono quelli utili ai liberi professionisti, oppure :

• configura il software a questo link
• fai una prova gratuita di 14 giorni a questo link
• scopri i dettagli del modulo di fatturazione per liberi professionisti, aziende e forfettari a questo link

Se hai bisogno di maggiori informazioni puoi scriverci o contattarci in chat.

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