Le regole per emettere la fattura elettronica verso la PA senza sbagliare

Quello che devi sapere per non vederti rifiutata la fattura elettronica dalla Pubblica Amministrazione.
L’obbligo di emettere fattura elettronica verso la pubblica amministrazione è in vigore in Italia, dal 2015.

La nuova fatturazione per i privati ha cambiato qualcosa in merito ?

Sulla carta no, chi lavorava con la pubblica amministrazione emetteva già la fattura elettronica, quindi se da gennaio questi stessi soggetti devono fare la fattura anche verso i privati, le cose non cambiano.
La realtà però, in alcuni casi è un’altra.
Fino a gennaio, la pubblica amministrazione era “più indulgente”, ed anche se a volte la fattura elettronica non arrivava, oppure non era completa di tutti i dati, veniva pagata lo stesso, soprattutto quando si trattava di piccole realtà, si faceva più affidamento su quella cartacea, che da gennaio è diventata la semplice “copia di cortesia”.

Cosa è cambiato da gennaio 2019 nei rapporti con la PA?

Facciamo subito una prima distinzione, la fattura elettronica verso la pubblica amministrazione, ha delle caratteristiche diverse rispetto a quella per i privati:

• la fattura elettronica per PA deve essere obbligatoriamente firmata
• la fattura elettronica per PA deve contenere i riferimenti al numero CIG e/o al numero CUP
• la struttura e la versione del file xml prodotto è diversa rispetta a quella B2B

Questo significa che occorre avere un software in grado di fare entrambe le fatture, senza problemi, e senza incorrere nel rifiuto della fattura da parte della pubblica amministrazione.
(per conoscere cosa indicano CIG e CUP fai click qui)

Le piccole realtà che già lavoravano con la PA, fino a dicembre, nella maggior parte dei casi, hanno emesso la fattura elettronica con sistemi che garantivano, con controlli poco restrittivi, di creare ed inviare il documento.

Questi sistemi erano usati solo per fare le fatture alla PA, il numero delle fatture era contenuto e non erano abilitati nè all’emissione delle fatture verso i privati, nè alla ricezione di quelle passive.

Così, ad esempio, il ristorante che faceva il servizio di catering, o la società di noleggio auto  inviavano la fattura elettronica tramite l’intermediario che avevano scelto, ma anticipavano anche la fattura cartacea, e normalmente il pagamento veniva effettuato senza grandi problemi.

Ma perchè la PA da gennaio è più rigida nei controlli per le fatture elettroniche?

La pubblica amministrazione utilizza il SIOPE : Sistema Informativo sulle Operazioni degli Enti Pubblici .
Tale sistema è basato su una classificazione, unica per tutte le amministrazioni e permette di controllare i flussi finanziari delle PA.

In sintesi come funziona il rapporto tra fornitore e PA:

• il fornitore emette fattura elettronica
• la PA riceve la fattura e se l’accetta , attraverso la procedura di liquidazione, emette il mandato di pagamento

Il mandato emesso dalla PA, fino a dicembre 2018, era un ordinativo di pagamento che veniva trasmesso dalla pubblica amministrazione alla banca , la quale provvedeva a pagare il fornitore. In alcuni casi il mandato era ancora in formato cartaceo.

A gennaio 2019 per la PA è entrato in vigore il SIOPE+

Tutto il sistema del SIOPE, come detto,  è stato progettato per controllare i flussi finanziari della PA, e tenere sotto controllo i tempi dei pagamenti della PA stessa, tramite l’indicatore di tempestività dei pagamenti (ITP)  . Questo indice stabilisce i tempi medi con cui la PA effettua i propri pagamenti ed è attenzionato , in modo “rigoso”, come cita lo stesso MEF, dalla Comunità Europea.

A gennaio 2019, è cambiata la modalità con cui la PA dialoga con la propria banca per effettuare il pagamento dei fornitori , i mandati infatti non vengono più inviati direttamante in banca, ma sono trasmessi a Banca d’Italia che poi li trasmette alla banca che effettua il pagamento al fornitore, tutto questo attraverso flussi informatici automatizzati.

Con il termine SIOPE+ si indica proprio questa nuova evoluzione del sistema.

Ma questo che effetto ha sul pagamento della fattura del fornitore?

Quando la PA compila il flusso ordinativo (indicato con la sigla OPI , Ordinativi di Pagamento ed Incasso), è obbligata ad indicare una serie di informazioni, tra cui :

• il tipo di documento ricevuto : elettronico o cartaceo
• il numero di CIG : nel caso di mancanza deve indicarne il motivo dell’assenza, potendo scegliere tale motivazione da una lista di scelte obbligate
• deve riportare i riferimenti della fattura ricevuta , con indicazione oltre ai dati della fattura stessa, anche i riferimenti al codice SdI (il protocollo che il sistema di interscambio assegna alla fattura elettronica emessa dal fornitore)
• deve legare il mandato di pagamento del fornitore, con il versamento (tramite reversale), dell’iva in regime di split payment

Se la PA non ha possibilità di avere a disposizione tutte queste informazioni, normalmente deve rifiutare la fattura, perchè in assenza delle informazioni obbligatorie, la Banca d’Italia, scarta comunque il flusso inviato e di conseguenza il pagamento non viene effettuato.

Tempi di pagamento della PA : controllo pagamento delle fatture

Il nuovo sistema dovrebbe garantire un tempo certo di pagamento da parte della PA.

A tal proposito, esiste la piattaforma dei crediti commerciali (PCC), che serve a certificare e tracciare le operazioni sui crediti delle somme dovute dalla PA verso i fornitori, raggiungibile a questo indirizzo http://crediticommerciali.mef.gov.it/CreditiCommerciali/home.xhtml , ed alla quale qualsiasi fornitore PA può iscriversi, per monitorare lo stato dei pagamenti.
Nella piattaforma dei crediti commerciali, confluiscono le fatture elettroniche emesse verso la PA ed i pagamenti effettuati dalla stessa, e monitorati anche da Banca d’Italia.

Certezza delle informazioni fornite in fattura

Dato che il sistema è basato sull’insieme dei dati delle fatture elettroniche e dei mandati di pagamento della PA, diventa fondamentale per le aziende, i liberi professionisti e per tutti i fornitori della PA, emettere le fatture elettroniche con tutti i dati necessari per evitare le notifiche di rifiuto.

In conclusione

E’ necessario compilare la fattura elettronica PA con tutti i dati necessari , è meglio non scegliere soluzioni “tampone” per risolvere il problema.

E’ fondamentale essere soprattutto tempestivi nell’emissione ed invio allo SdI della fattura, per evitare che la PA , proprio per rispettare i propri tempi di pagamento, rifiuti la fattura perchè ha una data “troppo indietro” rispetto alla data di ricezione.

Per essere più chiari, facciamo un esempio : se il ristorante di prima emette una fattura per una cena organizzata dall’ente il 04 aprile, ma poi chiede al proprio intermediario di emettere per suo conto la fattura elettronica che però viene inviata al SdI il 30 aprile pur riportando la data di emissione al 4 di aprile,  la  PA potrebbe scartare la fattura perchè e’ al limite dei 30 giorni di scadenza (04 maggio), entro i quali, tutte le PA, eccetto quelle del sistema Sanitario che possono arrivare ai 60 giorni , devono pagare il fornitore per rispettare il proprio indice di tempestività.

Avere un’unica soluzione software che permette di emettere le fatture B2B e PA, in modo corretto e tempestivo, risolve una serie di inconvenienti e permette all’azienda o al libero professionista, di ridurre tempi ed i costi di gestione.

Per avere maggiori informazioni sull’argomento e conoscere come COMPANY015 gestisce le fatture B2B e PA e quali sono le altre funzionalità del software ti invitiamo a contattarci , anche tramite la chat che trovi su questo sito, saremo lieti di offrirti la nostra consulenza.

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